Uppföljning och utvärdering

Hur vet vi om det vi gör fungerar?

För att utveckla verksamheten behöver vi veta om våra insatser ger önskad effekt.

Uppföljning och utvärdering är två viktiga verktyg för att lära, justera och förbättra.

Vad är skillnaden på utvärdering och uppföljning?

Uppföljning = under tiden → fokus på processen
Utvärdering = efteråt → fokus på resultat och effekter

Tänk så här: Uppföljning är som att kolla kartan under resan – är vi på rätt väg? Utvärdering är att se tillbaka när vi kommit fram – nådde vi målet?

Uppföljning handlar om att följa processen medan arbetet pågår.

Syfte:

Att se hur verksamheten utvecklas
Att upptäcka problem eller hinder i tid
Att kunna justera insatserna löpande

Frågor man brukar ställa:

Gör vi det vi planerat?
Hur fungerar insatserna just nu?
Behöver något ändras för att vi ska nå våra mål?

Exempel:

Besöksverksamhet i hemmet

Verksamhet där volontärer gör regelbundna hembesök hos äldre som känner sig ensamma. Under uppföljningen ställer man frågor som:

Genomförs besöken enligt plan?
Trivs både den äldre personen och volontären?
Upplever de äldre ett ökat socialt stöd?
Finns praktiska hinder som tider eller kommunikation?

Varför är detta viktigt? Om uppföljningen visar att besöken fungerar men kommunikationen brister, kan man snabbt justera rutinerna innan problemen växer.

Så skapar du delaktighet i uppföljningen

Att följa upp handlar inte bara om att samla fakta – det handlar om att lära tillsammans. När deltagarna får reflektera över vad som fungerar och vad som kan bli bättre, ökar både engagemang och gemenskap.

Använd samtalsrundor, post-it-lappar eller kreativa metoder som bilder och symboler
Låt deltagarna påverka vilka frågor som ställs och hur svaren samlas in
Ge återkoppling – visa att deras synpunkter leder till förändring

Deltagarinvolvering gör att uppföljningen utgår från deltagarnas perspektiv, inte bara verksamhetens. Det viktiga är att alla får möjlighet att komma till tals på sitt sätt — genom samtal, gemensamma övningar, skriftligt eller genom bilder och symboler. 

💡TIPS!

Feedback/återkoppling

Fundera över hur återkoppling kan lämnas löpande utöver utvärderingen och kring vad. Kan det lämnas spontan återkoppling eller är det någon specifik återkoppling som önskas? Det ska vara tydligt för deltagarna var, när och hur de kan lämna återkoppling. Be dem gärna komma med förslag på lösningar om det behövs.

Ställa öppna frågor och lyssna aktivt.

Utvärdering

Utvärdering handlar om att bedöma resultat och effekter efteråt.

Syfte:

Har insatsen gett önskade resultat?
Var den värd resurserna?
Vad lär vi oss inför framtiden?

Frågor man brukar ställa:

Nåddes målen?
Vilka effekter har insatsen haft på kort och lång sikt?
Vad fungerade bra eller mindre bra – och varför?

Exempel:
Efter t.ex. ett år görs en utvärdering av besöksverksamheten:

Har de äldre upplevt minskad ensamhet?
Har hembesöken bidragit till bättre livskvalitet?
Hur många besök genomfördes totalt, och hur nöjda var de äldre?
Vad tyckte volontärerna om stödet de fick?
Ska verksamheten fortsätta, och vad bör förbättras?

Det ger kunskap om resultaten och effekterna av besöksverksamheten.

Vad var målet?

Målet med besöksverksamheten var att minska ensamhet bland äldre, öka deras livskvalitet och skapa meningsfulla sociala kontakter. Ett delmål var att ge volontärer en positiv och stödjande upplevelse.

Vad gjordes?

Under året organiserades hembesök till äldre personer. Totalt deltog 35 volontärer som genomförde planerade besök enligt ett schema. Volontärerna fick introduktion, stödmaterial och möjlighet till uppföljningsmöten.

Vad blev resultatet?

Totalt genomfördes 1 250 besök. Enkäter visade att 78 % av de äldre upplevde minskad ensamhet och 65 % upplevde förbättrad livskvalitet. Nöjdhetsindex för besöken var 4,6 av 5. Volontärerna gav stödet ett betyg på 4,2 av 5.

Vilken effekt hade det?

Effekten blev ökad social delaktighet och trygghet för de äldre. Flera rapporterade att de såg fram emot besöken och kände sig mindre isolerade. Volontärerna upplevde att de gjorde en meningsfull insats, vilket stärkte engagemanget.

Vilka slutsatser kan dras?

Verksamheten har haft en tydligt positiv påverkan och bör fortsätta. Förbättringsområden är att rekrytera fler volontärer, erbjuda mer utbildning i bemötande och utveckla digitala verktyg för enklare planering och uppföljning.

Dra nytta av erfarenheterna

En utvärdering blir mest meningsfull när den inte bara avslutar ett arbete, utan leder vidare till nya idéer och förbättringar. 

Diskutera tillsammans:

Vad lärde vi oss?
Vad ska vi behålla?
Hur kan vi sprida dessa erfarenheter?

 Tips till facilitatorn:

Ställ öppna frågor som ”Vad var bäst?” eller ”Vad kan vi göra annorlunda?”
Låt deltagarna skriva eller rita sina svar.
Avsluta med att fira det ni åstadkommit – till exempel med fika eller ett diplom.

Håll behovsanalysen levande - uppdatera behovsundersökningen

Tänk tillsammans med deltagarna och fråga er regelbundet: 

Har något i vår omvärld förändrats?
Har nya behov uppstått?
Har vår kapacitet eller våra förutsättningar förändrats för verksamheten eller aktiviteten?

Genom att involvera deltagarna i dessa diskussioner säkerställer ni att verksamheten fortsätter att möta verkliga behov.